Aviso de prácticas de privacidad
Este aviso describe cómo se puede usar y divulgar su información médica y cómo puede obtener acceso a esta información. Por favor, revíselo cuidadosamente.
Comuníquese con nuestro Oficial de Privacidad al 785.232.5005.
Por qué proporcionamos este aviso
Family Service & Guidance Center recopila información relacionada con usted y el tratamiento y los servicios que recibe. Esta información se denomina información médica protegida (PHI, por sus siglas en inglés) y se mantiene en un conjunto de registros designado. Podemos usar y divulgar esta información de varias maneras. A veces, su acuerdo o autorización es necesario para que usemos o divulguemos su información y, a veces, no lo es. Este Aviso describe cómo usamos y divulgamos su información médica protegida y sus derechos. Estamos obligados por ley a darle este Aviso, y estamos obligados a seguirlo. Podemos cambiar este Aviso en cualquier momento si la ley cambia o cuando cambian nuestras políticas. Si cambiamos el Aviso, se le dará un Aviso revisado.
Usos y divulgaciones de su información de salud que pueden hacerse sin su autorización
- Para su tratamiento. Podemos compartir su información médica protegida con otros proveedores de tratamiento. Por ejemplo, si tiene una afección cardíaca, podemos usar su información para contactar a un especialista y enviar su información a ese especialista. Podemos enviar su información a otros proveedores de tratamiento, según sea necesario.
- Para el pago. Podemos compartir su información médica protegida con cualquier persona que pueda pagar por su tratamiento. Por ejemplo, es posible que necesitemos obtener una autorización previa para el tratamiento o enviar su información de salud a una compañía de seguros para que pueda pagar el tratamiento. Sin embargo, si paga de su bolsillo por su tratamiento y hace una solicitud específica de que no enviemos información a su compañía de seguros para ese tratamiento, no enviaremos esa información a su aseguradora, excepto bajo ciertas circunstancias.
- Para nuestras operaciones de atención médica. Podemos usar y divulgar su información médica protegida cuando sea necesario para que podamos funcionar como un negocio. Por ejemplo, cuando contratamos a otras empresas para que realicen tareas específicas para nosotros, podemos compartir su información médica protegida relacionada con esas tareas. Cuando hacemos esto, la empresa acepta en el contrato proteger su información de salud y usar y divulgar dicha información de salud solo en la medida en que Family Service & Guidance Center pueda hacerlo. Estas empresas se llaman socios comerciales. Otro ejemplo es si queremos ver qué tan bien le está yendo a nuestro personal, podemos usar su información médica protegida para revisar su desempeño.
- Para recordatorios de citas. Podemos usar su información médica protegida para recordarle citas, incluyendo dejar un mensaje de correo de voz.
- Para encuestas. Podemos usar y divulgar su información médica protegida para comunicarnos con usted y evaluar su satisfacción con nuestros servicios.
- Para proporcionar su información sobre alternativas de tratamiento u otros servicios. Podemos usar y divulgar información médica protegida para informarle o recomendarle posibles opciones de tratamiento o alternativas que puedan ser de su interés. También podemos usar y divulgar información médica protegida para informarle sobre beneficios o servicios relacionados con la salud que puedan ser de su interés. Le daremos la oportunidad de informarnos si ya no desea recibir este tipo de información.
- Para hablar sobre su tratamiento con otras personas que estén involucradas en su atención. Podemos divulgar su información médica a un amigo o familiar que esté involucrado en su atención. También podemos divulgar su información de salud a una organización que ayude en un esfuerzo de socorro en caso de desastre para que su familia pueda ser notificada sobre su condición, estado y ubicación. [A menos que nos informe que no desea que se divulgue ninguna información, podemos informar a las personas que preguntan su ubicación en el hospital y proporcionar una declaración general de su condición.]
- Investigación. Bajo ciertas circunstancias, podemos usar y divulgar su información médica protegida para investigación médica. Todos los proyectos de investigación, sin embargo, están sujetos a un proceso de aprobación especial. Antes de usar o divulgar su información de salud para la investigación, el proyecto habrá sido aprobado.
- Según lo exija la ley. Divulgaremos su información médica protegida cuando la ley nos exija hacerlo.
- Para evitar una amenaza grave para la salud o la seguridad. Podemos usar y divulgar su información médica protegida cuando sea necesario para prevenir una amenaza grave a su salud y seguridad o la salud y seguridad de otra persona.
- Militares y veteranos. La información médica protegida de los miembros de las Fuerzas Armadas de los Estados Unidos o miembros de una autoridad militar extranjera puede divulgarse según lo requieran las autoridades de comando militar.
- Empleadores. Podemos divulgar su información médica protegida a su empleador si le brindamos servicios de atención médica a solicitud de su empleador y los servicios están relacionados con una evaluación para la vigilancia médica del lugar de trabajo o para evaluar si tiene una enfermedad o lesión relacionada con el trabajo. Le informaremos cuando hagamos este tipo de divulgación.
- Compensación de Trabajadores. Podemos divulgar su información médica protegida para compensación de trabajadores o programas similares que le brindan beneficios por lesiones o enfermedades relacionadas con el trabajo.
- Riesgos para la salud pública. Podemos divulgar su información médica protegida para actividades de salud pública que incluyen la prevención o el control de enfermedades, lesiones o discapacidades; informar sobre nacimientos y defunciones; para denunciar el abuso o negligencia infantil; para informar reacciones a medicamentos o problemas con productos; para notificar a las personas sobre retiros de dispositivos o productos; notificar a una persona que pueda haber estado expuesta a una enfermedad o que pueda estar en riesgo de contraer o propagar una enfermedad o afección; o para notificar a la autoridad gubernamental correspondiente si creemos que ha sido víctima de abuso, negligencia o violencia doméstica.
- Actividades de supervisión de la salud. Podemos divulgar su información médica protegida a una agencia de supervisión de la salud para actividades autorizadas por la ley. Estas actividades son necesarias para que el gobierno supervise el sistema de atención médica, los programas gubernamentales y las leyes de derechos civiles.
- Procedimientos legales. Podemos divulgar su información médica protegida cuando recibamos una orden judicial o administrativa. También podemos divulgar su información médica protegida si recibimos una citación u otro tipo de solicitud de descubrimiento. Si no hay una orden judicial o citación judicial, los abogados deben hacer un esfuerzo para informarle sobre la solicitud de su información médica protegida.
- Aplicación de la ley. Cuando un funcionario encargado de hacer cumplir la ley solicita su información médica protegida, puede divulgarse en respuesta a una orden judicial, citación, orden judicial, citación o proceso similar. También puede divulgarse para ayudar a la policía a identificar o localizar a un sospechoso, fugitivo, testigo material o persona desaparecida. También podemos divulgar información médica protegida sobre la víctima de un delito; sobre una muerte que creemos que puede ser el resultado de una conducta criminal; sobre conducta criminal en Family Service & Guidance Center; o en una emergencia para denunciar un delito, la ubicación del delito, las víctimas del delito o para identificar a la persona que cometió el delito.
- Médicos forenses, examinadores médicos y directores de funerarias. Podemos divulgar su información médica protegida a un médico forense, médico forense o director de funeraria.
- Seguridad Nacional y Actividades de Inteligencia. Cuando lo autorice la ley, podemos divulgar su información médica protegida a funcionarios federales para actividades de inteligencia, contrainteligencia y otras actividades de seguridad nacional.
- Servicios de protección para el presidente y otros. Podemos divulgar su información médica protegida a ciertos funcionarios federales para que puedan brindar protección al Presidente, otras personas o jefes de estado extranjeros, o para realizar investigaciones especiales.
- Reclusos o personas bajo custodia. Si usted es un recluso de una institución correccional o está bajo la custodia de un funcionario encargado de hacer cumplir la ley, podemos divulgar su información médica protegida a la institución correccional o a un funcionario encargado de hacer cumplir la ley cuando sea necesario que la institución le brinde atención médica; cuando sea necesario para proteger su salud y seguridad o la salud y seguridad de otros; o cuando sea necesario para la seguridad de la institución correccional.
- Recaudación. Podemos enviarle información como parte de nuestras actividades de recaudación de fondos. Tiene derecho a optar por no recibir este tipo de comunicación.
Otros usos y divulgaciones:
- Las notas de psicoterapia son un tipo particular de información de salud protegida. Los registros de salud mental generalmente no se consideran notas de psicoterapia. Su autorización es necesaria para que divulguemos notas de psicoterapia.
- Su autorización también es necesaria para algunos usos de marketing de su información médica protegida.
- Otros usos y divulgaciones de su información médica protegida no cubiertos por este Aviso o las leyes que se aplican a nosotros se realizarán solo con su autorización por escrito. Puede revocar su autorización por escrito en cualquier momento, siempre que nos lo notifique. Si revoca su autorización, no retirará ninguna divulgación que ya hayamos realizado.
Sus derechos de información de salud:
- Derecho de acceso. Usted tiene derecho a acceder, o a inspeccionar y obtener una copia de su información médica protegida. Para ejercer este derecho, debe comunicarse con Registros Médicos porque debe completar un Uso y Divulgación para que tengamos la información que necesitamos para procesar su solicitud. Puede solicitar que sus registros se proporcionen en un formato electrónico y podemos trabajar juntos para acordar un formato electrónico apropiado. O puede recibir sus registros en una copia impresa. También puede ordenar que su información médica protegida se envíe en formato electrónico a otra persona. Es posible que se le cobre una tarifa razonable por el acceso. Podemos denegar el acceso bajo ciertas circunstancias. Si rechazamos el acceso, se lo informaremos por escrito y, en algunas circunstancias, puede solicitar que una persona neutral revise la denegación.
- Derecho a modificar sus registros. Si cree que su información médica protegida es incorrecta o está incompleta, puede solicitar que modifiquemos sus registros de salud. Para ejercer este derecho, debe comunicarse con el Oficial de Privacidad para completar el Formulario de solicitud de modificación de PHI indicando su motivo de la solicitud y otra información que necesitamos para procesar su solicitud. Podemos rechazar su solicitud si no creamos la información, si la información no es parte de la información que mantenemos, si la información es parte de la información a la que se le negó el acceso, o si la información es precisa y completa tal como está escrita. Se le notificará por escrito si su solicitud es rechazada y se le dará la oportunidad de que su solicitud se incluya en su información médica protegida.
- Derecho a una contabilidad. Usted tiene derecho a una contabilidad de las divulgaciones de su información médica protegida que se mantiene en un conjunto de registros designado. Esta es una lista de personas, agencias gubernamentales o empresas que han obtenido su información médica. Para ejercer este derecho, debe comunicarse con el Oficial de Privacidad porque debe completar el Formulario de Solicitud de Contabilidad de Divulgaciones de PHI para proporcionarnos la información que necesitamos para procesar su solicitud. Existen plazos específicos para esas solicitudes. Usted tiene derecho a una contabilidad por año sin costo alguno.
- Derecho a una restricción. Tiene derecho a solicitarnos que restrinjamos la divulgación de su información médica protegida. Para ejercer este derecho, debe comunicarse con Registros médicos porque debe completar un Formulario de solicitud para restringir los usos y divulgaciones de PHI para proporcionarnos la información que necesitamos para procesar su solicitud. Si usted paga por sí mismo por un servicio y no desea que su información de salud vaya a un tercero pagador, no enviaremos la información, a menos que ya haya sido enviada, no complete el pago o haya otra razón específica por la que no podamos aceptar su solicitud. Por ejemplo, si su tratamiento es un servicio combinado y no se puede desagregar y no desea pagar todo el paquete, o la ley nos exige facturar al tercero pagador (por ejemplo, un pagador gubernamental), no podemos aceptar su solicitud. No tenemos que aceptar ninguna otra restricción. Si previamente hemos acordado otro tipo de restricción, podemos poner fin a esa restricción. Si ponemos fin a una restricción, le informaremos por escrito.
- Derecho a la adaptación de la comunicación. Tiene derecho a solicitar que nos comuniquemos con usted de cierta manera o en un lugar específico. Para ejercer este derecho, debe comunicarse con el Oficial de Privacidad porque debe completar el Formulario de Solicitud de Adaptación de Comunicación para proporcionarnos la información que necesitamos para procesar su solicitud.
- Notificación de incumplimiento. Tiene derecho a ser notificado si determinamos que ha habido una violación de su información médica protegida.
- Derecho a obtener el Aviso de prácticas de privacidad. Usted tiene derecho a tener una copia impresa de este Aviso. Puede solicitar una copia al personal del Centro de Servicio y Orientación Familiar o puede imprimir este documento
- Derecho a presentar una queja. Si cree que se han violado sus derechos de privacidad como se describe en este Aviso, puede presentar una queja por escrito ante nuestro Oficial de Privacidad o ante el Departamento de Salud y Servicios Humanos de los Estados Unidos – Oficina de Derechos Civiles (Oficina Regional en Kansas City), 601 East 12th Street Room 248, Kansas City, MO 64106, 816.426.7277, o a través de www.hhs.gov/ocr/privacy/hipaa/complaints/index.html. No será penalizado por presentar una queja.
Sus derechos con respecto a la tecnología electrónica de la información de salud
Family Service & Guidance Center participa en tecnología electrónica de información de salud o HIT. Esta tecnología permite que un proveedor o un plan de salud haga una sola solicitud a través de una organización de información de salud o HIO para obtener registros electrónicos para un paciente específico de otros participantes de HIT con fines de tratamiento, pago u operaciones de atención médica. Se requiere que las HIO utilicen salvaguardas apropiadas para evitar usos y divulgaciones no autorizados.
Tienes dos opciones con respecto a HIT. Primero, puede permitir que personas autorizadas accedan a su información médica electrónica a través de un HIO. Si elige esta opción, no tiene que hacer nada.
En segundo lugar, puede restringir el acceso a toda su información a través de un HIO (excepto según lo exija la ley). Si desea restringir el acceso, debe enviar la información requerida en línea en https://www.KanHIT.org o completando y enviando un formulario. Este formulario está disponible en https://www.KanHIT.org. No puede restringir el acceso a cierta información solamente; Su elección es permitir o restringir el acceso a toda su información.
Si tiene preguntas sobre HIT o HIO, visite http://www.KanHIT.org para obtener información adicional.
Si recibe servicios de atención médica en un estado que no sea Kansas, pueden aplicarse reglas diferentes con respecto a las restricciones de acceso a su información médica electrónica. Comuníquese directamente con su proveedor de atención médica fuera del estado con respecto a esas reglas.
Cambios a este aviso:
Nos reservamos el derecho de cambiar este Aviso en cualquier momento. Nos reservamos el derecho de hacer efectivo el Aviso revisado para la información médica protegida que actualmente mantenemos en nuestro poder, así como para cualquier información médica protegida que recibamos, usemos o divulguemos en el futuro. Una copia actual del Aviso se publicará en nuestras instalaciones.